Full krisberedskap

 

När den ekonomiska krisen drabbade världen i höstas visste Nicklas Burman, ICT manager på Toyota Sweden, direkt vad som måste göras.

– Jag visste vilka projekt som var affärskritiska och vilka vi kunde vänta med. Jag ska inte säga att det varit enkelt, men budgetarbetet och prioriteringar hade varit betydligt tuffare om vi inte varit förberedda, säger han.

På IT-avdelningen på Toyota Sweden arbetar fem personer med att serva företagets 80-talet anställda med de bästa IT-stödet. IT är ingen stor kostnadspost i ett företag som säljer bilar för fyra miljarder kronor per år, men som Nicklas Burman påpekar; ”allt vi gör påverkar de andra avdelningarna och hur väl de kan fokusera på sin kärnverksamhet”.

I dag tjänar hans avdelning då och då som best practice-exempel åt resten av företaget när det gäller hur man ska planera, budgetera och prioritera olika projekt.

Under hösten 2007 fram till våren 2008 genomgick avdelningen ett stort förändringsarbete, där avdelningens projekt gicks igenom och analyserades. Tajmingen kunde inte ha varit bättre.

– När krisen slog till visste vi precis hur vi skulle prioritera arbetet. Vi slapp kamper om hur vi skulle fördela våra resurser. Annat var det för några år sedan. När Nicklas Burman kom in i företaget 2007 drevs omkring 35 olika projekt på IT-avdelningen. Det saknades överblick över och målstyrning och prioritering av projekten.

– Ledningen undrade så klart varför inga projekt gick i hamn, säger Nicklas Burman.

Därför tog han kontakt med Magnificentsom gick igenom projekten och genomförde ett antal workshops där IT-avdelningen tillsammans med ledningen identifierade vad i verksamheten som är mest affärskritiskt förn Toyota Sweden och hur arbetet skulle prioriteras efter det.

– Alla som jobbar på Toyota är drivna och duktiga människor. Men tidigare visste vi inte vad de andra avdelningarna gjorde och hur det påverkade resten av företaget. Det här förändringsarbetet har varit lösningen på det, säger Nicklas Burman.